Gestión comercial

NOMBRE DE LA SOLUCIÓN: FACTURA ELECTRÓNICA.

CATEGORÍA DE SOLUCIÓN DE DIGITALIZACIÓN: Factura Electrónica.

SOLUCIÓN QUE SE PUEDE APLICAR A CUALQUIER SECTOR DE ACTIVIDAD Y SITUACION GEOGRAFICA.

Funcionalidades de la Solución

  • Desarrollamos un módulo de facturación electrónica que convierta tus facturas en formato FACTURA-E y que se puedan transmitir de forma automática.
  • Módulo de implementación de factura electrónica totalmente integrado en el ERP de gestión de facturación.
  • Formato Factura-e acorde a la Ley 25/2013, de 27 de diciembre.
  • Formato electrónico válido para la emisión y envío de facturas que se remitan a las Administraciones Públicas, a través del FACe.
  • Registro electrónico de facturas, en gestión y contabilidad. Libros registro IVA.
  • También disponemos del módulo de envío automatizado de facturas a través del SII Suministro Inmediato Informacion IVA.
  • Integración en el recorrido de la factura dentro de la organización, con vistos buenos de los departamentos involucrados.
  • Control del proceso de registro y verificación de facturas.
  • Generación de un punto de entrada y registro de facturas de proveedores y acreedores.
  • Posibilidad de adaptación a las necesidades documentales del cliente, integrando gestión de documentos en formatos pdf, Word, Excel, Xml, Csv.
  • Desarrollamos módulos ad-hoc según requerimientos, con total precisión e integración.
  • La solución software implementada permite el alta de facturas, clientes, productos y servicios ilimitados en la Versión 2.0 Net con soporte de BBDD SQL-Server.

Precio de la Solución desde 975 € hasta 2.600 € (dependiendo del numero de usuarios y personalización de la solución)

Uso del aplicativo software: Edepro, Edegesco

A continuación, veremos unas imágenes que ilustran cómo los usuarios interactúan con el aplicativo software en diversas etapas del proceso de evaluación crediticia. Estas imágenes muestran a los usuarios ingresando información relevante, como datos financieros y personales, en el sistema software. Luego, el software realiza análisis y cálculos basados en estos datos para generar informes detallados sobre la capacidad crediticia de cada solicitante. La solución software implementada permite el alta de facturas, clientes, productos y servicios ilimitados en la Versión 2.0 Net con soporte de BBDD SQL-Server.

1. Usuarios Suministrados

Para acceder al gestor de usuarios dentro del software, es necesario dirigirse a la opción denominada «Gestión de Usuarios». Al seleccionar esta función, se espera que se despliegue una ventana correspondiente a dicha gestión:

factura electrónica

Aquí se puede observar que la FNG USUARIOS tiene acceso a un total de 10 usuarios, con la capacidad de incrementar este número simplemente introduciendo los datos en los formularios y creando el usuario correspondiente. En la flecha roja, se muestra el código de usuario, el cual aumenta cada vez que se crea un nuevo usuario, proporcionando así una identificación única para cada uno.

En la parte superior, donde se encuentra la flecha roja, se presentan las siguientes opciones:

  • «Alta»: Permite la creación de un usuario utilizando los datos proporcionados en el formulario y lo añade a la lista de usuarios.

  • «Modificar»: Facilita la modificación de los datos de un usuario previamente creado en la lista.

  • «Eliminar»: Permite la eliminación de un usuario existente de la lista.

  • «Salir»: Permite cerrar la ventana de «Gestión Usuarios».

Bajo las opciones mencionadas anteriormente, se encuentran dos opciones adicionales:

  • Datos Usuario: Esta ventana muestra una imagen que contiene toda la información pertinente sobre cada usuario.

  • Histórico de contraseñas: Proporciona un historial de las contraseñas asociadas a los usuarios que han sido creados en la lista de usuarios. Este histórico sirve para facilitar la recuperación de contraseñas en caso necesario.

2. Formato Estructurado y Creación de Factura Electrónica

Para acceder al formato estructurado y la creación de factura electrónica, dentro del software debemos dirigirnos a la opción denominada «Factura de Cliente». Al seleccionar esta función, se espera que se despliegue una ventana correspondiente al formato de factura destinada al cliente:

Dentro de la ventana se encuentra la información relacionada con las facturas del cliente. Al ingresar a esta ventana, nos encontramos en la parte superior con diversas opciones, que son las siguientes: «Alta«, «Modificar«, «Consultar«, «Eliminar«, «Utilidades Factura«, «FPE«, «Contabilidad«, «Imprimir«, «Preliminar» y «Salir«. Estas opciones nos permiten realizar una gestión completa para añadir, modificar, eliminar, consultar, entre otros procesos.

Al visualizar por primera vez la ventana de la factura del cliente, nos ubicamos en el apartado de «Búsqueda Rápida«, donde podemos aplicar un filtro a la lista de facturas del cliente. Podemos realizar filtrados por número de factura, serie o código del cliente. Esta función facilita la búsqueda de la factura específica que nos interese.

Adyacente a «Búsqueda Rápida«, encontramos otra opción denominada «Búsqueda por Campos«. Esta herramienta nos permite buscar información de la factura utilizando un campo de datos específico. Por ejemplo, si el campo es el año y colocamos «2023», se filtrarán las facturas en la lista correspondientes a dicho año.

Para iniciar el proceso de creación de una factura electrónica, es fundamental seleccionar una factura de la lista relacionada con cada cliente y dirigirse a la sección superior titulada «Utilidades Factura«. Desde allí, nos desplazamos hacia abajo hasta encontrar la opción «Realizar Facturación Electrónica«. Al seleccionar esta opción, se abrirá una nueva ventana que mostrará lo siguiente:

Una vez que hayamos accedido a la ventana, ésta mostrará la información del usuario actual, que en nuestro caso es «Administrador», junto con la fecha de expedición de la factura, el número de factura y el total de la misma. Además, proporcionará detalles adicionales de los campos de la factura seleccionada. Asimismo, se incluirá una ruta de archivo XML donde se guardará en el ordenador local.

Para generar un archivo XML, dirigiremos nuestra atención a la parte derecha de la ventana, donde encontraremos un botón etiquetado como «Generar Fichero XML«. Al hacer clic en dicho botón, se espera que aparezca el siguiente mensaje:

Se ha verificado que la ruta del archivo XML se ha generado de manera correcta y que se ha incluido el dato correspondiente a su ubicación. Además, en la parte inferior de la ventana, se visualiza una barra de progreso que indica el porcentaje restante.

Una vez creado el archivo, se puede acceder a la carpeta de archivos XML utilizando el botón «Abrir carpeta de archivos XML«. Al hacer clic en este botón, se espera que aparezca la siguiente ventana:

En la imagen se aprecia que hemos accedido al explorador de archivos en el sistema operativo Windows con el propósito de determinar la ubicación exacta del archivo XML. Además, al hacer clic en el botón «Abrir carpeta de archivos XML«, se activará el navegador predeterminado (en este caso, Google Chrome u otro) que mostrará la ruta del archivo en la URL, proporcionando una representación visual de la estructura del archivo XML, así como los datos relativos a la factura del cliente.

3. Facturas, Clientes, Ilimitados. Productos y Servicios

Captura que indica que la solución permite el alta de facturas, clientes, productos y servicios ilimitados. La solución tiene como soporte de datos una BBDD SQL-Server, sin limitación de registros. NO se establece ninguna limitación adicional.

En esta imagen, se presentan todas las facturas de los clientes, con sus respectivos campos y valores, ofreciendo así una información más detallada y completa.

En esta imagen se representan los datos de los artículos, junto con sus campos y valores correspondientes.

4. Envío por correo electrónico

Para enviar un correo electrónico desde el aplicativo software, primero debemos dirigirnos dentro del software a la opción denominada «Factura de Cliente». Una vez allí, se espera que nos muestre la imagen de la siguiente manera:

Una vez accedemos a esta ventana, se nos presentarán las mismas opciones que se detallan en el apartado de «Formato Estructurado y Creación de Factura Electrónica». Para enviar un correo electrónico con la factura al cliente correspondiente, dentro de la sección superior, al lado de la opción «Contabilidad», encontraremos otra denominada «Enviar E-mail». Al seleccionar esta opción, se desplegará una ventana que ofrece dos alternativas adicionales:

  • Cliente asociado: Se enviará un correo electrónico al cliente que realizó la transacción correspondiente a la factura o recibo.

  • Agente asociado: Se enviará un correo electrónico al agente responsable de la emisión de la factura o recibo al cliente.

En este contexto, seleccionamos la opción «Cliente asociado». Al hacerlo, se abrirá una nueva ventana que debe presentarse de la siguiente manera:

A partir de este punto, se abrirá la ventana de Adobe Send & Track, una herramienta que integra Outlook y Adobe Acrobat para facilitar el envío de archivos de gran tamaño mediante vínculos públicos. Con esta herramienta, podemos redactar el asunto del correo electrónico, el texto del mensaje y adjuntar los archivos que deseamos enviar al destinatario.

5. Personalización de Facturas

Gracias a este software, contamos con la capacidad de personalizar las facturas de nuestros clientes. De esta manera, se nos proporciona la posibilidad de ajustar diversos aspectos de la factura según nuestras necesidades y preferencias:

En la imagen presentada, se observa una ventana de Visual Basic en la que se encuentran las distintas opciones para editar la factura del cliente. Dentro de estas opciones, se incluye la posibilidad de insertar en la parte inferior del documento el código QR y el código de identificación correspondientes.

El resultado final del PDF de la factura del cliente deberá reflejar lo siguiente: