Introducción

La presente memoria describe en detalle el proceso de generación de factura electrónica implementando en el sistema de gestión de la empresa. El objetivo principal de este proceso es automatizar la emisión de facturas y cumplir con los requisitos legales establecidos para la facturación electrónica.

1. ¿Qué es EDEPRO?

EDEPRO es un software del tipo ERP-CRM que asiste en los procesos de facturación incluyendo la facturación electrónica y ticketBAI, producción, trazabilidad, stock, expedición de mercancías, logística, TPV, gestión cobros, pagos, remesas, administración y comunicación Web-Tienda Online, marketing, contabilidad PGC, gestión de clientes, proveedores, registro E/S, módulo SII. Todo ello dentro de un mismo entorno de trabajo con posibilidad de conexiones remotas securizadas mediante VPN. El sistema de información EDEPRO tiene un diseño de arquitectura distribuida cliente – servidor. EDEPRO incluye la capacidad de emitir y gestionar factura dentro de su FNG (Función de Negoció) Factura Cliente.
Además, EDEPRO se integra con el sistema TicketBAI, un requisito fiscal en el País Vasco que exige la emisión electrónica de facturas. Esto permite cumplir con las regulaciones fiscales locales y garantizar la trazabilidad adecuada de las transacciones comerciales.

En este ejemplo de la imagen existen 2 aplicaciones en EDEIN, pero nosotros solo nos enfocamos en la aplicación de EDEPRO que accede a la factura del cliente (Función de negocio).

2. ¿Qué es TicketBAI?

TicketBAI es un proyecto liderado por las tres Haciendas Forales y el Gobierno Vasco que tiene como objetivo combatir el fraude fiscal en la Comunidad Autónoma Vasca. Consiste en la implementación de una serie de obligaciones legales y técnicas que requieren el uso de un software de facturación por parte de todas las personas físicas y jurídicas que realicen actividades económicas en la región.

Este sistema permite a las Haciendas Forales realizar un seguimiento exhaustivo de todas las facturas emitidas en la región, especialmente aquellas relacionadas con actividades que suelen recibir pagos en efectivo. La información recopilada mediante este seguimiento se utiliza para facilitar a los contribuyentes el cumplimiento de sus obligaciones fiscales.

3. ¿Cómo funciona TicketBAI Bizkaia?

El sistema TicketBAI se encargará de identificar cada una de las facturas y tickets emitidos en el territorio. Esto permitirá a las Haciendas Forales rastrear todas las transacciones realizadas y recaudar los impuestos correspondientes. Por consiguiente, nuestro desarrollo se fundamenta en el sistema TicketBAI de Bizkaia en el País Vasco, donde llevamos a cabo los siguientes procesos para el sistema de información EDEPRO:

  1. La factura estará en modo de borrador o prefactura, lo cual permitirá la modificación de los datos necesarios antes de su emisión definitiva. Una vez completada, se procederá a emitir la factura y se generará un archivo informático correspondiente. Los datos serán almacenados en la BBDD SQL-Server de nuestro servidor.

  2. El archivo XML será firmado electrónicamente y posteriormente almacenado en nuestra base de datos y sistema de archivos.

  1. La factura contendrá el código identificativo del documento TBAI, así como un código QR generado a través de un módulo de la aplicación. La imagen del código QR se integrará en el archivo facturacliente.rpt que permitirá imprimir en papel o generar documento electrónico en formato .pdf además de exportar a diferentes formatos del tipo Word, excel,… Y también se puede enviar por email.

  2. El archivo XML de la factura será enviado a la Hacienda Foral correspondiente, siguiendo el formato del Registro de Operaciones Emitidas (LROE).

Una vez concluido este proceso, el cliente o consumidor podrá comprobar la validez de la factura en la página web oficial de Bizkaia mediante el código QR proporcionado.

Descripción del Proceso:

1. Estructura y contenido del fichero de alta de operación con software garante

El fichero de alta operación con software garante (fichero TicketBAI) es un archivo que se utiliza en el contexto de la facturación electrónica para registrar y notificar la creación de nuevas operaciones o transacciones. Es parte del proceso de intercambio de información entre las partes involucradas en la emisión y recepción de facturas electrónicas, como proveedores y clientes.

Cuando una empresa emite una factura electrónica por una operación comercial, puede generar un fichero de alta de operación con software garante para informar a las autoridades pertinentes y a otras partes interesadas sobre la creación de esa factura.

Además de cumplir con esta función básica, el fichero TicketBAI también desempeña un papel crucial en el proceso de encadenamiento de las facturas en el sistema de facturación. Dentro de este fichero encontraremos datos clave relacionados con la operación:

Proceso de encadenamiento de los ficheros de alta de operación en EDEPRO

EDEPRO utiliza un sistema centralizado donde el encadenamiento de las facturas se realiza con respecto a la última factura emitida por el sistema de información. Este enfoque centralizado garantiza una gestión eficiente y coherente de todas las transacciones, facilitando la implementación del proceso de encadenamiento de manera efectiva.

El proceso de encadenamiento garantiza que cada factura emitida esté vinculada a la factura anterior, siguiendo los requisitos establecidos por el sistema TicketBAI. La implementación de este proceso en un sistema centralizado implica lo siguiente:

  • El sistema centralizado mantiene un registro completo de todas las facturas emitidas y garantiza que cada nueva operación esté vinculada adecuadamente a la factura anterior.

  • Cada vez que se emite una nueva factura, el sistema verifica la última factura expedida por el sistema y la vincula como la factura anterior de la nueva operación.

Este proceso de encadenamiento se integra en el fichero TicketBAI, que contiene los datos clave relacionados con la operación, incluyendo información sobre la factura anterior, cuando corresponda, para cumplir con los requisitos establecidos por el sistema de facturación y garantizar la integridad de la cadena de facturación.

2. Estructura y contenido del fichero de anulación de operación con software garante 

El fichero de anulación de operación con software garante de TicketBAI, es un archivo que contiene registros de todas las operaciones que se han anulado, junto con la información relevante sobre esas operaciones. Este fichero sirve como parte del registro fiscal que los establecimientos están obligados a mantener y presentar en caso de inspecciones fiscales. La finalidad de este fichero es proporcionar una transparencia adecuada en las transacciones comerciales y evitar posibles fraudes fiscales.

Dentro de este fichero encontraremos datos clave relacionados con la operación:

En este fichero, vemos todos los datos que debe incluir en fichero de anulación en XML

3. Firma electrónica de los ficheros de alta y de anulación de operación con software garante

En esta sección, detallaremos el proceso de firma de los ficheros de alta y de anulación de operación con EDEPRO, centrándonos en los aspectos técnicos y operativos del mismo.

Tipos de certificados electrónicos que utilizamos:

Especificamos los tipos de certificados electrónicos que pueden ser utilizados por EDEPRO para el proceso de firma, resaltando su importancia en la validación y autenticación de la firma electrónica:

  • Certificado de persona física o de representante de entidad: Utilizamos este tipo de certificado en EDEPRO para confirmar la identidad de la persona física o del representante legal de una entidad respectivamente, cuando realizan la firma electrónica.

Describimos el flujo o arquitectura del proceso de firma en EDEPRO, incluyendo cómo llevamos a cabo la comunicación entre el cliente y el servidor, los algoritmos criptográficos que utilizamos y las librerías criptográficas o servicios externos que participan en el proceso.

Flujo/arquitectura del proceso de firma: El proceso de firma electrónica se realiza mediante una arquitectura cliente-servidor, donde nuestra aplicación actúa como el cliente y nuestra base de datos actúa como servidor. El flujo de trabajo es el siguiente:

  1. El cliente genera el fichero de alta/anulación y lo somete a un algoritmo criptográfico para generar una firma electrónica única.

  2. La firma electrónica se adjunta al fichero y se guardará en el servidor. EDEPRO valida el formato de la firma electrónica generada para garantizar la autenticidad e integridad del fichero.

Algoritmos de firma utilizados: implementamos las reglas de algoritmo SHA256 y/o SHA512 para generar la firma electrónica de los ficheros de alta y de anulación de operación. Estos algoritmos nos aseguran una seguridad robusta y una integridad óptima de los ficheros firmados. Además, el tamaño de la clave es superior a 1024 y el algoritmo está basado en RSA en ETSI EN 319 132-1 V1.1.1.

Librerías criptográficas utilizadas: Para llevar a cabo el proceso de firma electrónica, utilizamos las librerías java.xml.crypto y java.security. La librería java.xml.crypto nos proporciona funcionalidades avanzadas para manipular firmas digitales y cifrar datos en formato XML, mientras que el paquete java.security ofrece herramientas esenciales para la gestión de claves y la implementación de algoritmos criptográficos.

Con estas herramientas, proporcionamos una visión completa del proceso de firma electrónica, destacando los algoritmos criptográficos utilizados, las librerías específicas empleadas y el flujo/arquitectura del proceso de firma en nuestra arquitectura cliente-servidor.

Comentar que EDEIN tiene aplicaciones para diferentes sectores productivos que hacen uso de certificados digitales, claves, códigos de acceso, registros y demás ítems de seguridad e integridad de datos.

4. Tipos de facturas o justificantes que genera el software garante

Nuestra aplicación EDEPRO, que se basa en el sistema TicketBAI de Bizkaia en el País Vasco, tiene la capacidad de generar diferentes tipos de facturas o justificantes, lo que ofrece flexibilidad para adaptarse a las necesidades específicas de nuestros usuarios. En particular, nuestro software puede generar:

A) Facturas simplificadas y/o completas: La aplicación EDEPRO permite la creación tanto de facturas simplificadas como completas. Las facturas simplificadas son ideales para transacciones minoristas de bajo valor, ya que contienen información básica sobre la transacción. Por otro lado, las facturas completas son más detalladas y proporcionan información adicional para cumplir con los requisitos legales y fiscales.

B) Facturas en soporte papel y/o electrónicas: Además, EDEPRO ofrece la opción de generar facturas en formatos tanto en papel como electrónicas. Las facturas en soporte papel se imprimen en papel y pueden ser entregadas físicamente al destinatario, mientras que las facturas electrónicas son documentos digitales que se envían y reciben a través de medios electrónicos, como correo electrónico o plataformas en línea. Esta funcionalidad proporciona a nuestros usuarios la libertad de elegir el formato de factura que mejor se adapte a sus necesidades y preferencias.

Nuestra aplicación es compatible con los tipos y formatos de facturas arriba indicados, lo que permite a los usuarios gestionar sus transacciones de manera eficiente y cumplir con los requisitos establecidos por el sistema TicketBAI de Bizkaia en el País Vasco. Con esta capacidad de generar diferentes tipos de facturas y justificantes, nuestra aplicación ofrece una solución completa y adaptable para la gestión de transacciones comerciales.

4. Código identificativo y código QR de las facturas o justificantes generadas por los softwares garantes

Se beneficia enormemente de los códigos de artículo. Estos códigos son vitales en las facturas y justificantes que generamos, ya que ofrecen datos cruciales de manera rápida y eficaz. Simplifican la gestión y el procesamiento de los documentos fiscales, lo que es fundamental para nuestra plataforma. Destacamos dos tipos principales de códigos que desempeñan un papel crucial en la experiencia del usuario y en la funcionalidad de la aplicación:

1. Código Identificativo

EDEPRO utiliza el código identificativo como un componente esencial en cada factura o justificante que creamos. Este código único, compuesto por caracteres alfanuméricos, actúa como una clave exclusiva para identificar y rastrear el documento correspondiente. Esto simplifica el seguimiento y la verificación tanto para nosotros como para nuestros usuarios. En EDEPRO, generamos automáticamente este código y lo incorporamos en el cuerpo de cada documento fiscal, garantizando así su autenticidad y facilidad de seguimiento:

Requisitos

Según de acuerdo con lo establecido en el Orden Foral deben incluir las siguientes especificaciones:

  • Longitud fija de 39 caracteres

  • El tamaño y el tipo deben ser similares al del resto de la factura o justificante

  • Codificación UTF-8

  • Debe calcular los primeros 36 caracteres para obtener los últimos 3 caracteres el algoritmo CRC-8 en decimales. (Mirar el apartado aquí)

Dentro del contenido del código identificativo es el siguiente:

  • 4 caracteres de texto fijo en mayúsculas: TBAI
  • 1 carácter “-” como separador. Guion medio.
  • 9 caracteres del NIF de la persona o entidad emisora de la factura o justificante.
  • 1 carácter “-” como separador. Guion medio.
  • 6 carácter de la fecha de expedición en formato (DDMMAA) sin separadores internos. Además, debe contener 6 caracteres fijos, por lo tanto, si hay 5 dígitos habrá que añadir tantos ceros (0) en la izquierda. Para obtener el valor debe contener campo de fichero de alta de operación de software garante en el campo FechaExpedicionFactura”.
  • 1 carácter “-” como separador. Guion medio.
  • 13 primeros caracteres de la firma del fichero de alta de operación con software garante. Usando el campo de SignatureValue añadiendo a la factura o el justificante.
  • 3 caracteres que incluyen código de detección de errores, es decir CRC. Aplicar los ceros a la izquierda cuando son menos de 3 dígitos.

Así de esta manera podemos crear un código de identificación con la siguiente imagen:

2. Código QR

Aprovechamos al máximo el código QR (Quick Response), una matriz bidimensional que almacena información de forma codificada. En nuestra plataforma, los códigos QR se utilizan en las facturas y justificantes que creamos, conteniendo datos importantes como el número de factura, fecha, importe y nuestro exclusivo código identificativo, entre otros detalles clave. Al escanear el código QR con un dispositivo móvil o un lector compatible, nuestros usuarios pueden acceder fácilmente a esta información. Esto les permite verificar la autenticidad del documento o almacenar los datos para su posterior procesamiento, brindando una experiencia práctica y eficiente.

Consideramos que tanto el código identificativo como el código QR son herramientas vitales para optimizar la eficiencia y la transparencia en nuestro proceso de gestión de documentos fiscales.

Requisitos

Según las especificaciones de anexo 5 de la Orden Foral 1482/2020, nuestro software incluye estos requisitos:

  • Tamaño mayor o igual a 30×30 milímetros y menor o igual a 40×40 milímetros.

  • Debe asegurar la legibilidad, si no, no será válido según la Orden Foral.

  • El nivel de corrección de errores será M

  • Codificación de UTF-8

  • El contraste de color entre el código QR y el fondo, sea lo bastante alto para asegurar la legibilidad

  • Recomendado 6 milímetros de espacio en blanco alrededor de los 4 lados del código QR

  • Debe contener una URL válida para acceder a la aplicación web de lectura que será: https://batuz.eus/QRTBAI/ (con “/” al final para el cálculo del CRC).

Crear una URL válida en código QR

Para crear una URL válida en EDEPRO, necesitaremos los requisitos previos del código identificativo y del código QR que hemos explicado anteriormente. Una vez que obtengamos la información de cada uno, procederemos a crear los parámetros necesarios siguiendo las pautas establecidas en el boletín oficial de Bizkaia.

Tenemos los siguientes parámetros:

  • id: Es el código de identificación que se ha especificado en los apartados anteriores.

  • s: Es la serie de la factura que contiene en el campo SerieFactura que está incluido en el fichero de alta de operación con software garante.

  • nf: Es el número de la factura o justificante que contiene en el campo “NumFactura” que está incluido en el fichero de alta de operación con software garante.

  • i: Es el importe total de la factura o justificante que contiene en el campo “ImporteTotalFactura” que está incluido en el fichero de alta de operación con software garante.

  • cr: CRC- 8. Es un código de detección de errores utilizado para detectar cambios accidentales en el contenido de un código QR. Este código se genera aplicando un algoritmo a los últimos tres caracteres de la URL del código QR, utilizando la codificación UTF-8 como entrada. Es importante destacar que al calcular el CRC no se incluye el valor «cr» ni ningún carácter «&» asociado con los demás parámetros del código.

Una vez obtenido estos parámetros, nos tiene que crear una URL similar como esta:

¿Qué es el algoritmo CRC-8?

Utilizamos el CRC-8 (Cyclic Redundancy Check-8) como un algoritmo fundamental para verificar la integridad de los datos en nuestras comunicaciones digitales. Este método de detección de errores se basa en la aritmética modular. Nuestro proceso de cálculo del CRC-8 implica dividir los datos de entrada por un polinomio generador predefinido. Este polinomio se emplea para generar un valor de comprobación, que se suma a los datos originales. Al recibir el conjunto de datos, aplicamos el mismo algoritmo y comparamos el resultado del cálculo con el valor de comprobación recibido. Si coinciden, sabemos que los datos no han sido alterados durante la transmisión. Por lo tanto, en EDEPRO, proporcionamos una ilustración detallada y ejemplos prácticos de cómo calcular el CRC-8 para diferentes conjuntos de datos, como el texto «HA». Además, este contenido está disponible como un enlace URL para acceder de manera fácil y rápida a la información.

  1. Se establecerán los valores por defecto para el cálculo del CRC. El polinomio generador puede variar dependiendo de los estándares de CRC, siendo en este caso «0x07». Asimismo, el valor inicial del registro puede ser «0xFF» o «0x00», según los requisitos de la aplicación.

  2. Cada carácter del texto se convertirá primero en su correspondiente código ASCII y luego se transformará a su representación hexadecimal.

  3. Se calculará el valor inicial del registro utilizando el valor ASCII de cada carácter.

  4. El valor obtenido se desplazará a la derecha (LSB). Si el último bit resultante es «1», se descartará; en su lugar, se añadirá un «0» al principio del número binario, obteniendo así otro resultado.

  5. En caso de que el último bit sea «1», se calculará el valor del polinomio generador con el resultado obtenido anteriormente. Si el último bit es «0», este paso se omitirá y se continuará con el siguiente.

  6. Se repetirán los pasos anteriores para cada carácter del texto.

  7. En este punto, se determinará el valor resultante del paso 4 si el último bit es 0, o del paso 5 si es 1.

  8. Finalmente, se mostrará el resultado, representado en decimal, correspondiente al valor obtenido en el paso anterior. En este caso, el resultado es 9 en decimal.

6. Remisión a la Administración tributaria de los ficheros de alta y de anulación de operación con software garante. Plazos.

Cumplimos con el artículo 7 que establece que tanto las personas físicas y entidades bajo el régimen de atribución de rentas según el Reglamento del Impuesto sobre la Renta de las Personas Físicas, como los contribuyentes del Impuesto sobre Sociedades, deben registrar los ficheros de alta y anulación de operaciones con software garante en los libros de registro del Territorio Histórico de Bizkaia. Realizamos este registro en secciones específicas designadas para este propósito, cumpliendo con los requisitos establecidos en el reglamento y dentro de los plazos establecidos. Nuestro objetivo es asegurar la adecuada trazabilidad y regulación de las operaciones económicas realizadas con EDEPRO, de acuerdo con las normativas tributarias de Bizkaia:

Esta imagen ilustra los procedimientos llevados a cabo por la Administración Tributaria.

El aplicativo EDEPRO permite realizar anotaciones en el LROE desde el mismo momento que se emite la factura hasta como máximo el periodo trimestral según fecha registro operación (25 abril, 25 julio, 25 octubre o 31 enero). Además, dado que EDEPRO también permite gestionar grandes empresas adheridas al SII, se controlan los plazos de dicho sistema que son 4 días desde fecha registro o expedición factura.

En todo caso EDEPRO garantiza dentro de su sistema de registro de facturas, la no posibilidad de modificación alguna, una vez registrada la factura en cualquiera de sus modalidades.

7. Conservación de los ficheros de alta y de anulación de operación con software garante

Según lo establecido en el artículo 66 de la Norma Foral General Tributaria, en EDEPRO conservamos los ficheros de alta y de anulación de operaciones realizadas mediante nuestro software garante durante los plazos correspondientes. Esto implica que la documentación generada por nuestra aplicación, tanto para registrar nuevas operaciones como para anularlas, debe mantenerse disponible para su consulta por parte de las autoridades tributarias durante los períodos establecidos por la legislación fiscal.

En esta imagen nos muestra los procesos de conservación de los ficheros de alta y de anulación. Dentro de “Implicaciones para los contribuyentes” nos muestra el siguiente esquema:

En esta imagen, el contribuyente lo tendrá almacenado los ficheros de alta y anulación.

8. Funcionalidad de verificación presencial de los softwares garantes

Es un proceso que permite asegurar la integridad y la validez de los sistemas informáticos utilizados para la emisión de facturas y el registro de operaciones económicas. Consiste en verificar físicamente que el software instalado en los dispositivos cumple con los requisitos legales y fiscales establecidos por las autoridades pertinentes. Este procedimiento garantiza que las transacciones comerciales realizadas a través del software garante sean precisas, seguras y estén en conformidad con la normativa vigente.

Esta imagen presenta de forma secuencial los pasos del proceso de verificación presencial.

En esta imagen muestra los requisitos a la hora de realizar una verificación presencial del software garante.

9. Requisitos adicionales de los softwares garantes considerados como aplicaciones con arquitectura distribuida

En la filosofía de EDEIN, reconocemos la importancia del Artículo 10, que establece requisitos adicionales para los softwares garantes considerados como aplicaciones con arquitectura distribuida. Estos requisitos incluyen la inclusión de una firma electrónica y la conservación de todas las versiones del software. Aprovecharemos una arquitectura distribuida para obtener las siguientes ventajas:

  1. Escalabilidad y disponibilidad mejoradas: Distribuyendo la carga de trabajo entre múltiples nodos, nuestra arquitectura distribuida garantiza una mayor escalabilidad y mejora la disponibilidad del sistema. Esto asegura un rendimiento óptimo incluso en momentos de alta demanda.

  2. Flexibilidad para adaptarse a cambios: La arquitectura distribuida nos brinda una mayor flexibilidad para ajustar el sistema a nuevas necesidades o requisitos. Esto facilita la incorporación de nuevas funcionalidades o la implementación de cambios sin interrumpir el servicio.

  3. Mayor resistencia a fallos: Distribuir la carga de trabajo entre múltiples nodos hace que nuestro sistema sea más resistente a fallos. Si un nodo falla, otros pueden tomar su lugar para evitar tiempos de inactividad y garantizar la continuidad del servicio.

EDEPRO está basado en una arquitectura distribuida para aprovechar estas ventajas y cumplir con los requisitos del Artículo 10. Además de garantizar una firma electrónica adecuada, conservar todas las versiones del software y cumplir con los estándares de calidad y seguridad exigidos.

Uso del Software Garante. EDEPRO. EDEGESCO

A continuación, veremos unas imágenes que ilustran cómo los usuarios interactúan con el software garante en diversas etapas del proceso de evaluación crediticia. Estas imágenes muestran a los usuarios ingresando información relevante, como datos financieros y personales, en el sistema garante. Luego, el software realiza análisis y cálculos basados en estos datos para generar informes detallados sobre la capacidad crediticia de cada solicitante. La solución software implementada permite el alta de facturas, clientes, productos y servicios ilimitados en la Versión 2.0 Net con soporte de BBDD SQL-Server.

1. Usuarios Suministrados

Para acceder al gestor de usuarios dentro del software, es necesario dirigirse a la opción denominada «Gestión de Usuarios». Al seleccionar esta función, se espera que se despliegue una ventana correspondiente a dicha gestión:

Aquí se puede observar que la FNG USUARIOS tiene acceso a un total de 10 usuarios, con la capacidad de incrementar este número simplemente introduciendo los datos en los formularios y creando el usuario correspondiente. En la flecha roja, se muestra el código de usuario, el cual aumenta cada vez que se crea un nuevo usuario, proporcionando así una identificación única para cada uno.

En la parte superior, donde se encuentra la flecha roja, se presentan las siguientes opciones:

  • «Alta»: Permite la creación de un usuario utilizando los datos proporcionados en el formulario y lo añade a la lista de usuarios.

  • «Modificar»: Facilita la modificación de los datos de un usuario previamente creado en la lista.

  • «Eliminar»: Permite la eliminación de un usuario existente de la lista.

  • «Salir»: Permite cerrar la ventana de «Gestión Usuarios».

Bajo las opciones mencionadas anteriormente, se encuentran dos opciones adicionales:

  • Datos Usuario: Esta ventana muestra una imagen que contiene toda la información pertinente sobre cada usuario.

  • Histórico de contraseñas: Proporciona un historial de las contraseñas asociadas a los usuarios que han sido creados en la lista de usuarios. Este histórico sirve para facilitar la recuperación de contraseñas en caso necesario.

2. Formato Estructurado y Creación de Factura Electrónica

Para acceder al formato estructurado y la creación de factura electrónica, dentro del software debemos dirigirnos a la opción denominada «Factura de Cliente». Al seleccionar esta función, se espera que se despliegue una ventana correspondiente al formato de factura destinada al cliente:

Dentro de la ventana se encuentra la información relacionada con las facturas del cliente. Al ingresar a esta ventana, nos encontramos en la parte superior con diversas opciones, que son las siguientes: «Alta«, «Modificar«, «Consultar«, «Eliminar«, «Utilidades Factura«, «FPE«, «Contabilidad«, «Imprimir«, «Preliminar» y «Salir«. Estas opciones nos permiten realizar una gestión completa para añadir, modificar, eliminar, consultar, entre otros procesos.

Al visualizar por primera vez la ventana de la factura del cliente, nos ubicamos en el apartado de «Búsqueda Rápida«, donde podemos aplicar un filtro a la lista de facturas del cliente. Podemos realizar filtrados por número de factura, serie o código del cliente. Esta función facilita la búsqueda de la factura específica que nos interese.

Adyacente a «Búsqueda Rápida«, encontramos otra opción denominada «Búsqueda por Campos«. Esta herramienta nos permite buscar información de la factura utilizando un campo de datos específico. Por ejemplo, si el campo es el año y colocamos «2023», se filtrarán las facturas en la lista correspondientes a dicho año.

Para iniciar el proceso de creación de una factura electrónica, es fundamental seleccionar una factura de la lista relacionada con cada cliente y dirigirse a la sección superior titulada «Utilidades Factura«. Desde allí, nos desplazamos hacia abajo hasta encontrar la opción «Realizar Facturación Electrónica«. Al seleccionar esta opción, se abrirá una nueva ventana que mostrará lo siguiente:

Una vez que hayamos accedido a la ventana, ésta mostrará la información del usuario actual, que en nuestro caso es «Administrador», junto con la fecha de expedición de la factura, el número de factura y el total de la misma. Además, proporcionará detalles adicionales de los campos de la factura seleccionada. Asimismo, se incluirá una ruta de archivo XML donde se guardará en el ordenador local.

Para generar un archivo XML, dirigiremos nuestra atención a la parte derecha de la ventana, donde encontraremos un botón etiquetado como «Generar Fichero XML«. Al hacer clic en dicho botón, se espera que aparezca el siguiente mensaje:

Se ha verificado que la ruta del archivo XML se ha generado de manera correcta y que se ha incluido el dato correspondiente a su ubicación. Además, en la parte inferior de la ventana, se visualiza una barra de progreso que indica el porcentaje restante.

Una vez creado el archivo, se puede acceder a la carpeta de archivos XML utilizando el botón «Abrir carpeta de archivos XML«. Al hacer clic en este botón, se espera que aparezca la siguiente ventana:

En la imagen se aprecia que hemos accedido al explorador de archivos en el sistema operativo Windows con el propósito de determinar la ubicación exacta del archivo XML. Además, al hacer clic en el botón «Abrir carpeta de archivos XML«, se activará el navegador predeterminado (en este caso, Google Chrome u otro) que mostrará la ruta del archivo en la URL, proporcionando una representación visual de la estructura del archivo XML, así como los datos relativos a la factura del cliente.

3. Facturas, Clientes, Ilimitados. Productos y Servicios

Captura que indica que la solución permite el alta ilimitada de facturas, clientes, productos y servicios. Se respalda en una base de datos SQL Server, sin restricciones en la cantidad de registros. Se requiere proporcionar evidencia suficiente que corresponda con la ficha técnica o hoja del producto, donde se indique que la solución en la Versión 2.0 Net, con soporte de base de datos SQL Server, permite el alta ilimitada de facturas, clientes, productos y servicios.

En esta imagen, se presentan todas las facturas de los clientes, con sus respectivos campos y valores, ofreciendo así una información más detallada y completa.

En esta imagen se representan los datos de los artículos, junto con sus campos y valores correspondientes.

4. Envío por correo electrónico

Para enviar un correo electrónico desde el software garante, primero debemos dirigirnos dentro del software a la opción denominada «Factura de Cliente». Una vez allí, se espera que nos muestre la imagen de la siguiente manera:

Una vez accedemos a esta ventana, se nos presentarán las mismas opciones que se detallan en el apartado de «Formato Estructurado y Creación de Factura Electrónica». Para enviar un correo electrónico con la factura al cliente correspondiente, dentro de la sección superior, al lado de la opción «Contabilidad», encontraremos otra denominada «Enviar E-mail». Al seleccionar esta opción, se desplegará una ventana que ofrece dos alternativas adicionales:

  • Cliente asociado: Se enviará un correo electrónico al cliente que realizó la transacción correspondiente a la factura o recibo.

  • Agente asociado: Se enviará un correo electrónico al agente responsable de la emisión de la factura o recibo al cliente.

En este contexto, seleccionamos la opción «Cliente asociado». Al hacerlo, se abrirá una nueva ventana que debe presentarse de la siguiente manera:

A partir de este punto, se abrirá la ventana de Adobe Send & Track, una herramienta que integra Outlook y Adobe Acrobat para facilitar el envío de archivos de gran tamaño mediante vínculos públicos. Con esta herramienta, podemos redactar el asunto del correo electrónico, el texto del mensaje y adjuntar los archivos que deseamos enviar al destinatario.

5. Personalización de Facturas

Gracias a este software, contamos con la capacidad de personalizar las facturas de nuestros clientes. De esta manera, se nos proporciona la posibilidad de ajustar diversos aspectos de la factura según nuestras necesidades y preferencias:

En la imagen presentada, se observa una ventana de Visual Basic en la que se encuentran las distintas opciones para editar la factura del cliente. Dentro de estas opciones, se incluye la posibilidad de insertar en la parte inferior del documento el código QR y el código de identificación correspondientes.

El resultado final del PDF de la factura del cliente deberá reflejar lo siguiente: