Política de privacidad de GestLab

1. GestLab y el ámbito de esta información

GestLab es un ecosistema de gestión laboral y control de presencia. Esta información describe GestLab Empleado, el portal web del empleado, las herramientas de administración y el terminal de fichaje. Las funciones disponibles dependen de los módulos y de la configuración de cada empresa.

GestLab Empleado es la aplicación para trabajadores publicada por Edetanos Informáticos S.L. (EDEIN), con NIF B96692280. Está destinada tanto a trabajadores de empresas clientes como de EDEIN y se utiliza principalmente en España. El alta del empleado se realiza desde las herramientas de administración de su empresa; el trabajador no dispone de registro propio.

GestLab Empleado permite consultar información laboral, registrar jornada y gestionar ausencias, documentos y firmas cuando esas funciones están habilitadas. El panel y la aplicación de administración permiten gestionar información de la plantilla. El terminal se utiliza para registrar fichajes en un dispositivo destinado a esa función.

La disponibilidad de módulos depende de lo contratado por cada empresa. EDEIN activa los módulos solicitados; la empresa puede desactivar los que tenga disponibles mediante sus opciones de administración.

El sistema incluye módulos básicos de fichajes, presencia, incidencias de fichaje, informes, registros de actividad, configuración y empleados. Las funciones que cada persona puede utilizar dependen de su rol y de la aplicación: las herramientas de administración no se ofrecen por igual en GestLab Empleado.

El formulario de contacto de edein.com tiene su propia política de privacidad corporativa.

2. Empresa empleadora y proveedor tecnológico

La empresa empleadora es responsable de los tratamientos laborales que decide realizar con GestLab: determina sus fines, las personas autorizadas y la configuración aplicable. EDEIN interviene como proveedor tecnológico y, cuando trata información por cuenta de esa empresa, como encargado conforme al encargo que corresponda.

Cuando EDEIN utiliza GestLab para gestionar a sus propios trabajadores, actúa como empresa empleadora responsable de esos tratamientos laborales. Para las empresas clientes, presta el servicio conforme al contrato de encargo y accede a la información para tareas de mantenimiento y administración técnica.

Proveedor y entidad publicadora: Edetanos Informáticos S.L., NIF B96692280, con domicilio en C/ Duque de Liria 70B, 46160 Llíria, Valencia, España.

La información de tu empresa y de su departamento de personal permite identificar al responsable de tus datos laborales. La información específica facilitada por tu empleador debe detallar los tratamientos que te afectan.

Para consultas de privacidad relacionadas con GestLab puedes escribir a administracion@edein.com. Si perteneces a una empresa cliente, indica cuál es para que podamos trasladar tu solicitud al responsable correspondiente.

3. De dónde proceden los datos

Los datos proceden de la empresa empleadora y sus administradores, de la información y los documentos que aporta el empleado y del dispositivo y las acciones realizadas al utilizar el servicio. Los permisos y los módulos activados determinan qué información se utiliza en cada función.

4. Qué información se trata

• Identificación y contacto: número de empleado, nombre, correo electrónico, NIF y número de afiliación cuando constan en la ficha laboral. No todas las aplicaciones muestran todos estos campos.
• Información laboral: centro de trabajo, fechas de alta y baja, estado, horas semanales, permisos de acceso y fichaje y, en su caso, exención de restricciones geográficas.
• Jornada: entradas y salidas, fechas y horas, incidencias, cálculos e informes de tiempo trabajado.
• Ubicación del fichaje: coordenadas y dirección cuando se obtienen; en el flujo de validación geográfica se envían también precisión y fecha de la muestra. Las coordenadas configuradas para un centro son distintas de las obtenidas al fichar.
• Ausencias y documentos: solicitudes, vacaciones, bajas, justificantes, contratos, nóminas y partes mensuales según los módulos utilizados. Algunos justificantes o bajas pueden contener datos de salud.
• Firma manuscrita digitalizada: imagen del trazo aportado para firmar documentación y, si se guarda, reutilizar la firma habitual.
• Autenticación y funcionamiento: identificadores de acceso, PIN o identificador NFC según la aplicación, datos de sesión, registros de actividad y datos técnicos de notificaciones.
• Notificaciones: token de mensajería, plataforma, usuario, empresa o negocio, identificador generado por la aplicación y fechas técnicas. Ese identificador no se presenta como IMEI ni como identificador publicitario.

5. Para qué se utiliza la información

El siguiente cuadro separa las funciones comprobadas de su marco jurídico. La base concreta depende del tratamiento que determine el empleador; habilitar una función o conceder un permiso del dispositivo no establece por sí mismo una base jurídica.

6. Cómo se utiliza la ubicación

GestLab Empleado intenta obtener ubicación al realizar un fichaje. Si la configuración exige validación geográfica, solicita una muestra reciente y comprueba su precisión y antigüedad. Si no la exige, también intenta obtener ubicación de forma opcional: no tener una restricción por centro no significa que no se recojan coordenadas.

La finalidad de la ubicación es verificar desde dónde se registra la jornada y, cuando hay una restricción geográfica configurada, comprobar que el fichaje se realiza dentro del área autorizada por la empresa. Esto puede utilizarse también en situaciones de teletrabajo. La empresa determina los lugares autorizados y debe informar del uso de esta función.

El flujo opcional puede reutilizar una ubicación mantenida temporalmente en memoria o la última posición conocida del dispositivo. El flujo obligatorio solicita una muestra nueva. La precisión depende del dispositivo y sus condiciones de recepción; no se garantiza una exactitud fija.

En el servicio revisado de GestLab Empleado se utilizan solicitudes puntuales, sin una suscripción continua a posiciones. Esta descripción no atribuye el mismo comportamiento a todas las aplicaciones del ecosistema.

El terminal de fichaje puede preparar su ubicación al acceder o iniciar su pantalla principal, conservar coordenadas y dirección en el dispositivo y permitir actualizarlas desde su menú. Por ello, la obtención no se limita al instante del fichaje. El portal web utiliza la geolocalización del navegador en sus flujos de fichaje.

El servidor comprueba las restricciones de ubicación configuradas para el centro y las posibles exenciones. Cuando se facilitan, guarda coordenadas y dirección asociadas al fichaje. Envía coordenadas al servicio externo Nominatim de OpenStreetMap para obtener una dirección; el portal web también contiene una consulta directa a ese servicio. El terminal utiliza además la geocodificación disponible a través de su plataforma.

Si deniegas el permiso, desactivas la ubicación o no se obtiene una muestra válida, un fichaje que requiera ubicación puede quedar impedido. En el flujo opcional de GestLab Empleado, la falta de ubicación no bloquea por sí misma el fichaje. Consulta con tu empresa las alternativas y restricciones que te afectan.

Los registros con ubicación forman parte de la información de jornada consultable mediante las herramientas de gestión. Su acceso debe limitarse a las personas autorizadas para esa finalidad y su conservación debe determinarse específicamente, sin asumir que todo dato de ubicación tiene que conservarse durante el mismo plazo que el registro horario.

7. Documentación laboral, salud y firma

Los documentos se utilizan para la gestión laboral, su consulta, entrega y firma según el módulo. El servicio documental incorpora controles por usuario, rol y pertenencia del documento, y enlaces de acceso de duración limitada. Las descargas o aperturas en aplicaciones externas pueden dejar copias en tu dispositivo.

Los administradores aportan documentación laboral y los empleados pueden aportar sus justificantes en las funciones habilitadas. El sistema registra automáticamente actividad y permite exportar registros para su gestión; las copias exportadas deben tratarse con las mismas precauciones de acceso y confidencialidad.

Aporta únicamente la información necesaria para justificar tu solicitud. Evita incluir diagnósticos, historiales u otros detalles médicos innecesarios. GestLab es una herramienta laboral, no un servicio sanitario.

La firma se transforma en una imagen y se incorpora a documentación laboral, como nóminas y partes. Guardar la firma habitual permite reutilizarla en los flujos disponibles. Esta función no se describe como firma electrónica cualificada ni como reconocimiento biométrico de identidad.

8. Acceso, servicios externos y notificaciones

La información laboral se utiliza por la empresa y las personas autorizadas para gestionarla, y por el proveedor tecnológico cuando presta el servicio por su cuenta. Podrá facilitarse a autoridades cuando corresponda legalmente.

La API, la base de datos y los documentos se alojan en servidores de OVHcloud en Francia, dentro de la Unión Europea. Las copias de seguridad también se mantienen en el servidor de OVHcloud. EDEIN presta el soporte sin empresas externas y no ofrece instalaciones de GestLab en servidores de los clientes.

Las aplicaciones de empleado y administración y los portales web incorporan Firebase Cloud Messaging de Google para notificaciones. El envío transmite el token de destino, el título, el texto y los datos asociados al aviso; estos pueden incluir referencias a un empleado o documento. La presencia de este servicio no implica por sí sola publicidad, Google Analytics o seguimiento publicitario.

Los avisos pueden aparecer en la pantalla de bloqueo según tus ajustes. Las plataformas Apple intervienen en la entrega de notificaciones en los dispositivos compatibles cuando se utiliza ese canal.

Nominatim recibe coordenadas para la geocodificación. El envío de documentación y avisos por correo utiliza el servicio SMTP configurado para cada empresa cliente. El papel jurídico de cada servicio depende de sus condiciones y del tratamiento contratado.

9. Conservación, baja y eliminación

La conservación debe distinguir los registros de jornada, la ubicación, los documentos laborales, las ausencias y justificantes, los datos de cuenta y los datos técnicos. El artículo 34.9 del Estatuto de los Trabajadores exige conservar durante cuatro años los registros de jornada sujetos a esa disposición; ese plazo no se extiende automáticamente a toda la información de GestLab.

Como criterio general de conservación del servicio, EDEIN establece cuatro años desde la baja del empleado para la información asociada a este. Este criterio debe aplicarse teniendo en cuenta la necesidad de cada categoría de datos y las obligaciones o excepciones que correspondan; no significa que el artículo 34.9 imponga ese mismo plazo a todos los datos.

Cerrar sesión finaliza el acceso de esa sesión; no elimina los registros laborales del servidor. La baja laboral o la desactivación del acceso tampoco equivalen a una eliminación completa de la cuenta y sus datos.

Una vez vencida la retención configurada, el administrador puede iniciar el borrado permanente del empleado confirmando su nombre. El proceso elimina la ficha, los registros relacionados contemplados por la operación y los archivos documentales referenciados, incluidos datos de jornada, ausencias, documentos y registros de dispositivos para notificaciones. El vencimiento del plazo no ejecuta por sí solo el borrado.

Esta operación sobre los datos activos del servicio no acredita la eliminación de copias de seguridad, exportaciones previamente entregadas o documentos guardados en dispositivos y aplicaciones externas. Su conservación y eliminación deben gestionarse también conforme al procedimiento correspondiente.

La supresión puede estar limitada por obligaciones de conservación o por la atención de responsabilidades. La conservación restringida debe diferenciarse del uso ordinario de datos activos.

10. Derechos sobre tus datos

La empresa empleadora atiende las solicitudes de derechos. Puedes ejercer ante ella los derechos de acceso, rectificación, supresión, oposición, limitación y portabilidad cuando resulten aplicables. La empresa puede verificar tu identidad de forma proporcionada y debe valorar las obligaciones legales que puedan limitar una solicitud de supresión.

El canal habitual para los trabajadores de empresas clientes es el departamento de Recursos Humanos de su empresa. Si una solicitud llega a EDEIN, debe identificarse la empresa a la que corresponde para poder trasladarla al responsable adecuado. La existencia de una obligación de conservación no impide presentar una solicitud de derechos y recibir una respuesta.

Cuando EDEIN actúe como encargado, su función es asistir al responsable conforme al encargo, sin decidir por su cuenta la eliminación de los datos laborales.

Puedes consultar tus derechos y las vías de reclamación ante la Agencia Española de Protección de Datos.

11. Permisos y almacenamiento en tu dispositivo

La ubicación y las notificaciones se gestionan mediante los permisos del sistema operativo o del navegador. Puedes revocarlos en sus ajustes; algunas funciones dejarán de estar disponibles según la configuración descrita. El permiso técnico no sustituye la información laboral previa ni equivale automáticamente a consentimiento en materia de protección de datos.

Las aplicaciones guardan preferencias y datos para mantener el acceso y gestionar avisos. GestLab Empleado conserva un identificador generado por la aplicación para las notificaciones. El terminal conserva también su ubicación preparada. El uso de selectores de archivos permite aportar justificantes y documentos; los archivos que descargues o abras pueden persistir fuera de la aplicación.

Las herramientas de administración y los terminales pueden disponer de lectura NFC u otras funciones específicas del dispositivo. Los permisos disponibles dependen de cada aplicación y plataforma y no se atribuyen por igual a GestLab Empleado.

12. Seguridad y uso de los resultados

El código revisado incorpora mecanismos de autenticación, separación de empresas, controles de acceso documental y registros de actividad. Su eficacia depende también de la configuración y de la gestión de accesos. No se garantiza una seguridad absoluta.

El servicio realiza cálculos de jornada, comprueba reglas de fichaje y genera avisos. La empresa decide si activa la autoaprobación de vacaciones y ausencias mediante sus reglas configurables. Debe evaluar su configuración, la intervención humana y los efectos de esas reglas antes de determinar si existen decisiones exclusivamente automatizadas con efectos jurídicos o de importancia similar.

El administrador puede resolver las solicitudes pendientes durante el plazo configurado por la empresa. Si esta activa la autoaprobación, las solicitudes que permanecen pendientes pueden aprobarse automáticamente una vez transcurrido el número de días configurado, sujeto a las validaciones del sistema.

13. Revisión de esta información

La fecha y la versión identifican la revisión del texto y no se calculan a partir de la fecha de compilación de la web. Los cambios en las funciones, los proveedores o los tratamientos requieren revisar la información que se facilita a las personas afectadas.